Succesvol tenderproces Bidcycle sluit af met fase 3: Tenderen

Tenderen is onderdeel van elk tenderproces. Je succes wordt bepaald door welke acties je onderneemt vóórdat je gaat tenderen. Volgens de Bidcycle methodiek zitten er 2 fases voor: Beïnvloeden en Voorbereiden. In dit blog lees je hoe die fases uitmonden in een betere inschrijving.

Aan de slag met de inschrijving

In de eerste 2 fases is veel strategisch werk gedaan en heb je een plan van aanpak gemaakt voor de inschrijving. Nu begint het inhoudelijke werk: alles in orde maken voor de inschrijving. In deze fase creëer je de inhoudelijke documenten en vul je alle formulieren in.

Hoe verloopt een tenderprocedure?

Vaak bestaat een tender uit een onderdeel over de kwaliteit, een onderdeel over de prijs, een onderdeel met randvoorwaarden en een overzicht van eisen aan de organisatie. Na de publicatie van de aanbestedingsdocumenten, is er een vragenronde die de inkoper beantwoordt via de Nota van Inlichtingen. Daarna volgt de deadline voor het indienen van de inschrijving. Bewijsstukken dien je bij te voegen of worden in een later stadium opgevraagd. Soms volgt er nog een ronde met vraaggesprekken of presentaties. En daarna is het wachten op de bekendmaking van de gunning. 

Welke stappen doorloop je in de tenderfase?

1. Vragen stellen: Voor de deadline dien je je vragen in voor de Nota van Inlichtingen. Dat kunnen informatieve of procedurele vragen zijn, maar ook vragen die jou helpen je tactiek te bepalen. Houd er wel rekening mee dat iedereen de vragen en antwoorden kan lezen, wanneer de nota gepubliceerd is.
2. Opzet: Bepaal de structuur en de boodschap voor elk onderdeel van de beantwoording.
3. Schrijven: Werk, tijdens deze stap, de antwoorden op de verschillende onderdelen uit.
4. Review 1/2/3: Verbeter de stukken op; de antwoordstrategie, inhoud en formulering. Met de win-strategie in het achterhoofd, die je in de voorbereidingsfase gemaakt hebt ga je deze stap uitvoeren.
5. Eindredactie en opmaak: Maak de laatste aanpassingen aan de documenten en controleer of alles voldoet aan de eisen. Zorg voor een nette lay-out. Ook daaraan zijn vaak eisen verbonden, zoals het aantal pagina’s en de lettergrootte. Controleer dat nog een keer goed, want je aanbieding verdwijnt in de prullenbak als je er niet aan voldoet.
6. Aanbieden: Dien de inschrijving in op de voorgeschreven manier en presenteer eventueel de aanbieding. De deadline is keihard. Zorg ervoor dat je wat speling hebt. Een tender missen door een internetstoring of vertraging op de weg is wel erg zuur.
7. Bewijzen: Lever de gevraagde bewijsmiddelen aan. Afhankelijk van de planning van de inkoper gebeurt dit bij het indienen van de aanbieding of in een later stadium.
8. Contract: Is de tender aan jullie gegund? Gefeliciteerd! Dan volgt nu het maken van nadere afspraken en het ondertekenen van de overeenkomst.

Welk voordeel heb je van de eerste fases?

Inschrijven op een tender is veel werk. Je worstelt je door pagina’s vol met eisen, juridische bepalingen en visiestukken. Je maakt een match tussen, wat gevraagd wordt en wat jullie te bieden hebben. Je schrijft en herschrijft. Maakt prijsberekeningen. En je vult alle formulieren in en zoekt de gevraagde documenten bij elkaar. Het is niet alleen veel werk voor jou als tendermanager, maar ook voor je collega’s die meeschrijven en meedenken over het juiste aanbod.

Het hoort er allemaal bij. Maar wat er niet bij hoort is: je afvragen of het de investering wel waard is. Daarover mag geen twijfel bestaan. Niet bij jou en ook niet bij de rest van je organisatie. Door eerst de fase Beïnvloeden en de fase Voorbereiden te doorlopen, ben je strategisch en gericht bezig. En zo voorkom je dat je met hele dure hagel mis schiet.

Informatie uit je voortraject is goud waard

Tijdens een aanbestedingstraject krijgt iedereen dezelfde informatie. Contact opnemen met de inkopende partij is dan ten strengste verboden. Dat kan je een black box gevoel geven. Je hoopt maar dat je het allemaal goed interpreteert, maar je weet het niet. Je gooit er maar wat in aan antwoorden en dan is het afwachten.

Ben jij echter een jaar geleden al begonnen, toen het nog wel kon, met contact leggen en informatie verzamelen? Dan heb je een enorm voordeel. Het geeft je veel achtergrondinformatie. Misschien heb je achterhaald hoe tevreden of ontevreden ze zijn met de huidige leverancier. En weet je wat ze het belangrijkste vinden in de selectie. Dan kun je de aanbestedingsdocumenten met de juiste bril op lezen en heb je veel meer feeling bij wat ze vragen.

Goed samenwerken in het tenderteam

Je hebt er alles aan gedaan om de tender goed voor te bereiden. Nu moet het gebeuren. Het komt in deze fase aan op een goede samenwerking, om de allerbeste aanbieding vorm te geven. Wij weten uit de praktijk hoe fijn het is om een goed overzicht te hebben van lopende tenders. Om direct te zien wie bij welke tender betrokken is en wat de voortgang is. En dat is geen overbodige luxe: alle documenten overzichtelijk bij elkaar. We hebben dat allemaal ondergebracht in de TenderManagement module. Zodat je alle actieve aanbestedingen kunt beheren op één plek. Toegankelijk voor iedereen die betrokken is. Op deze wijze faciliteer je een efficiënte samenwerking en voorkom je dat je de avond voor de deadline in de stress zit.

Na de deadline zit het erop?

Na het indienen van de inschrijving kun je even op adem komen. Als je tenminste niet meteen de volgende deadline hebt staan. Vergeet niet om het aanbestedingstraject te evalueren. Hopelijk is er reden om het succes te vieren. Is de tender niet aan jullie gegund? Niet getreurd, doe dan je voordeel met het vastleggen van informatie en ervaringen waar je van kunt leren. De Bidcycle methode is een continu proces. Een vliegwiel, waarbij je na fase 3 weer doorgaat met fase 1. Met steeds meer kracht door de groeiende kennis en inzichten.

Gratis whitepaper: Succesvol Tendermanagement met de Bidcycle

Alle informatie over de BidCycle Methodiek overzichtelijk bij elkaar? Het staat in onze gratis whitepaper. Lees het eens rustig door en deel het makkelijk met je collega’s.