Succesvol tendermanagement begint met Bidcycle-fase Beïnvloeden

Begint jullie tenderproces op het moment waarop de aanbesteding gepubliceerd is? Dan mis je de belangrijkste fases. De fases waarin je het meeste invloed kunt uitoefenen, zitten voordat de tender gepubliceerd is. We beginnen met fase 1: beïnvloeden. Deze fase begint al voordat de tender op de markt is. Lees in dit artikel hoe dat werkt...

Bij proactief tendermanagement ben je al met de tender bezig voordat hij op de markt is. Door in een vroeg stadium contact te leggen, krijg je meer inzicht in de behoefte van de inkoper. En kun je daar invloed op uitoefenen.

Wie meer succes wil hebben bij aanbestedingen, moet een strategisch goed tenderproces hebben. Proactief tendermanagement, zoals met de Bidcycle, blijkt succesvol in de praktijk. De Bidcycle is een methodiek die helpt focus te bepalen en met meer succes in te schrijven. In deze blogserie leggen we de drie fases uit van de Bidcycle. We beginnen met fase 1: beïnvloeden. Deze fase begint al voordat de tender op de markt is.

Wacht even: invloed uitoefenen? mag dat wel? 

Beïnvloeden van tenders? Misschien klinkt dat voor jou als verboden terrein. Het hele aanbestedingsbeleid is er immers op gericht om alle geïnteresseerde partijen een gelijke kans te geven. Het oneerlijk bereiken van een voorsprong is bij aanbestedingen bij wet verboden. Dat is niet het soort beïnvloeden waar wij ons mee bezig houden. Daar distantiëren wij ons van.

Dat wil echter niet zeggen, dat je helemaal geen invloed op een tender kunt uitoefenen. Het betekent alleen dat je er op tijd bij moet zijn. Dat wil zeggen: vóórdat een tender op de markt komt.

Wil je alles lezen over de Bidcyle in een handig formaat? Download ons gratis whitepaper:

Wat verstaan we onder beïnvloeden?

Voordat een tender op de markt komt, is het geen enkel probleem om contact te onderhouden met inkopers. Uit dit blog blijkt dat inkopers het niet eens storend vinden, maar juist handig. Een van de inkopers zegt: “Ik denk dat dat verstandig is en ben daar ook zeker voorstander van. Zo kom ik te weten wie mijn mogelijke inschrijvers zijn en wat er op de markt speelt.” Het contact biedt je de mogelijkheid om op 3 manieren je voordeel er mee te doen:

1. Achtergrondinformatie verkrijgen
   Door te praten met een inkoper, krijg je vaak net even wat meer achtergrondinformatie. Zijn ze tevreden met de huidige leverancier? Wat is belangrijk voor ze bij de komende aanbesteding? Allemaal informatie die jou helpt om de teksten in de aanbestedingsdocumenten in de juiste context te plaatsen.
2. Feeling ontwikkelen
   Aanbestedingsdocumenten zijn formele stukken. Zaken die gevoelig liggen, worden vaak wat algemener omschreven. Terwijl daar precies de mogelijkheid ligt om je te onderscheiden. Door persoonlijk kennis te maken met de inkopende partij, krijg je er meer feeling bij. Past deze klant bij jullie? Sluit jullie dienstverlening aan?
3. Informatie brengen
   Naast het ophalen van informatie, kun je ook informatie brengen. Voor een inkoper is het goed om te weten wat voor ontwikkelingen op de markt zijn. Als hij niet op de hoogte is van bepaalde vernieuwingen, kan hij daar in zijn uitvraag niet op inspelen. Dat zou een gemiste kans voor beide partijen zijn.

Waarom is beïnvloeden onderdeel van de Bidcycle?

De Bidcycle methodiek helpt je om je tenderproces efficiënt in te richten. Met deze methodiek zet je de stap van reactief naar proactief tendermanagement. In de beïnvloedingsfase kun je een enorme slag slaan in proactief managen.

Organisaties, die proactief bezig zijn met tenders, schrijven over het algemeen minder in en winnen meer. Ze schieten niet met hagel, maar beschikken over de juiste informatie om kansrijke tenders eruit te pikken en daarop te scoren.

CLAFIS Ingenieus: ‘onze strategie zit nu aan de voorkant’

Robert van der Heeft is verantwoordelijk voor het tendermanagement bij ingenieursbureau CLAFIS Ingenieus. Door een strategische aanpak haalden ze een belangrijke aanbesteding binnen. Robert vertelt: “Vitens stond bij ons op het lijstje droomklanten, we wilden daar zó graag binnenkomen. Dat is altijd heel moeilijk, maar het lukte. We waren de wildcard en we wonnen. Die tender winnen is onze trots.”

Robert geeft aan dat dit zonder de kennis over de Bidcycle en het Beïnvloeden niet was gelukt. “We pakken het proces nu echt anders aan. De Bidcycle helpt ons om proactief tendermanagement uit te voeren. Onze strategie zit nu meer aan de voorkant en daar zit onze winst.”

Persoonlijk contact versus de formele documenten

Besteed je geen aandacht aan de fase voorafgaand aan de publicatie van een tender, dan heb je enkel de aanbestedingsdocumenten om op te sturen. Ben je een proactieve tendermanager, dan heb je al persoonlijk kennis gemaakt en meerdere keren contact gehad. Met wat je weet uit die gesprekken, kun je een betere go/no-go beslissing nemen. Wordt het een go, dan heb je tijdens het inschrijfproces een groot voordeel door de extra achtergrondinformatie. In plaats van gissen over wat ze precies nu  bedoelen, lees je de stukken met de juiste interpretatie en voel je beter aan waar je punten mee scoort.

Hoe weet je welke tenders eraan komen?

Adequaat zicht hebben op welke tenders je kunt verwachten, vraagt een  samenwerking binnen je organisatie. Het helpt enorm wanneer iedereen die signalen in de gaten houdt. Niet alleen de sales medewerkers, maar ook de medewerkers die in de uitvoer zitten en daar informatie  opvangen.  

Voor jou, als tendermanager, is het de uitdaging om er voor te zorgen dat al deze informatie bij elkaar komt. Je kunt daarvoor een eigen overzicht bijhouden, bijvoorbeeld in Excel. Maak je gebruik van TenderApp, dan hebben we voor jou de TenderForecast. Door gebruik te maken van historische tenderdata, je eigen contractbeheer, gunningsinformatie en contracttermijnen bouw je een betrouwbare forecast op. De forecast geeft inzicht in welke nieuwe tenders eraan komen en welke contracten dreigen af te lopen.

Wanneer begin je met beïnvloeden?

De beïnvloedingsfase begint al zodra de vorige gunning bekend is. Afhankelijk van de looptijd van het contract, heeft deze fase dus een looptijd van één of meerdere jaren. Dat is een lange tijd en een extra reden om je tender forecast goed en centraal te documenteren. Over een periode van meerdere jaren, is de kans groot dat er collega’s afscheid nemen. Zorg er dus voor dat bij een vertrek van een collega, ook niet de vergaarde kennis en kansen de deur mee uit lopen. Borging van deze documentatie is essentieel.

Welke stappen doorloop je in de beïnvloedingsfase?

De beïnvloedingsfase bestaat uit 7 stappen en start na bekendmaking van de gunning.  

1. Nabeschouwen: Kijk samen met alle betrokkenen terug op het inschrijftraject. Hoe is het gegaan? Leg jullie bevindingen vast.
2. Leren: Wat kunnen jullie ervan leren? Welke aanpassingen kun je doen om het bidproces verder te verbeteren?
3. Toepassen: Wat wil je daadwerkelijk aanpassen in het proces? Voer deze aanpassingen gelijk door.
4. Contract plannen: Op welke momenten tijdens de contractfase is het nodig om actie te ondernemen? Plan deze momenten in.
5. Accountmanagement: Sales- en accountmanagers werken samen aan de relatie met klanten en prospects.
6. Markt in kaart brengen: Wat speelt er in de markt en waar liggen de behoeften? Maak daar een duidelijk overzicht van.
7. Scope bepalen: Op welke behoeften wil je inspelen? Kies dit samen met de shareholders. Zo leg je samen de focus op de meest kansrijke trajecten.

Hoe ga je het gesprek aan? Zitten inkopers daar wel op te wachten?

Het is soms lastig om de telefoon te pakken en iemand zomaar ”koud” te bellen. Toch is dat nodig om de stap te maken van reactief naar proactief tendermanagement. Misschien heb je het idee dat een inkoper het niet prettig vindt als je belt. Uit interviews die wij deden met inkopers, blijkt juist het tegendeel.

Zoek de wisselwerking op. Zorg dat je oprecht geïnteresseerd bent in de behoeften van de inkopende organisatie. Denk mee en wissel ervaringen uit. Praat de inkoper bij over ontwikkelingen en vernieuwingen in de markt. De meeste inkopers staan daar voor open en willen best een kop koffie met je drinken.

Hoe gaat het hierna verder?

Vanaf het moment dat de aanbesteding gepubliceerd wordt, start de voorbereidingsfase. In deze fase zet je essentiële stappen voor een succesvol tenderproces. Benieuwd of je ze allemaal al toepast? Volgende week komt het blog met de tweede fase...  

Ben je benieuwd naar het vervolg,  schrijf je in op onze updates. Zie hieronder.